W pewnym czasie rozwoju firmy liczba wykonywanych operacji zaczyna posiadać wpływ na sposób organizacji pracy. Dane są wprowadzane przez różnorakie osoby, dokumenty przechodzą pośród działami, a część informacji musi być wykorzystywana w kilku procesach jednocześnie. Przy takim układzie wręcz drobne rozbieżności mogą prowadzić do dodatkowej pracy.
Jedna osoba korzysta z panującej ceny, druga ma starsze dane, a kolejna musi sprawdzać informacje w innym pliku. Wybór systemu informatycznego powinien być poprzedzony sprawdzeniem takich współzależności. Oprogramowanie Comarch może obsługiwać różnorakie obszary działalności, jednak zakres użycia konkretnych funkcji powinien wynikać z przyjętego sposobu pracy. Warto dodatkowo rozdzielić potrzeby teraźniejsze od tych, które są wyłącznie planowane. System projektowany jedynie pod przyszły rozwój może okazać się niepotrzebnie kompleksowy, jednakże rozwiązanie dopasowane jedynie do teraźniejszych problemów może wymagać modyfikacji już przy pierwszej większej reorganizacji firmy.
Dużo sugestie w trakcie przygotowań wymaga określenie, kto odpowiada za poszczególne informacje. Nie chodzi jedynie o przydzielenie dostępu do programu, ale o ustalenie, gdzie powinna powstawać dana informacja i kto może ją przemieniać. Jeżeli już dane dotyczące produktu są przekształcane przez kilka osób bez jasno określonych zasad, po pewnym czasie nieprosto ustalić, która wersja jest aktualna. Podobny problem może dotyczyć kontrahentów, cen, stanów magazynowych czy warunków sprzedaży. Oprogramowanie Comarch daje możliwość organizować pracę w konkretny sposób, niemniej jednak ustawienia systemu muszą odpowiadać przyjętym regułom. Zbyt duża liczba osób posiadających sposobność modyfikowania danych zwiększa ryzyko przypadkowych przekształceń, a nadmierne ograniczenie dostępu może powodować przestoje. W praktyce potrzebne jest znalezienie rozwiązania pomiędzy kontrolą a możliwością sprawnego wykonywania obowiązków. Ma to szczególne znaczenie tam, gdzie jedna operacja jest zależna od działań kilku działów.
Przygotowanie systemu obejmuje także sprawdzenie sytuacji nieszablonowych, które w dokumentacji procesów na prawdę bardzo często są pomijane. Standardowe zamówienie łatwo przeprowadzić według ustalonego schematu, ale problemy zaczynają się przy zmianie warunków, częściowej realizacji, zwrocie albo korekcie. Właśnie takie przypadki pokazują, czy procedura została de fakto przemyślana. W trakcie testów warto zatem korzystać z przykładów z codziennej pracy, a nie jedynie z łatwych scenariuszy przygotowanych na potrzeby prezentacji. Wdrożenia Comarch mogą wymagać dostosowania ustawień do sposobu działania dokładnie sprecyzowanej organizacji, przy czym nie każda różnica powinna prowadzić do tworzenia niestandardowych rozwiązań. Czasem łatwiejsze jest zmodyfikowanie procedury, innym razem konieczna okazuje się zmiana konfiguracji. Decyzja powinna uwzględniać późniejszą obsługę systemu, ponieważ rozwiązanie zbudowane dla jednego rzadkiego przypadku może skomplikować sporo innych operacji.
Po rozpoczęciu pracy z nowym systemem zmienia się też sposób wykrywania problemów. Przedtem użytkownik mógł zauważyć błąd już podczas ręcznego przepisywania danych, natomiast przy automatycznej wymianie informacji nieprawidłowość może zostać zauważona dopiero na następnym etapie. Dlatego przydatne jest sprawdzanie całego przebiegu operacji, od momentu wprowadzenia danych aż do powstania dokumentu albo raportu. Jeżeli już system współpracuje z innymi narzędziami, należy uwzględnić również miejsca przekazywania informacji pośród nimi. Wdrożenia Comarch mogą obejmować takie integracje, a ich działanie uzależniony jest od sposobu przygotowania danych po obu serwisach. W przypadku wystąpienia kłopotu samo sprawdzenie skryptu, w którym został zauważony błąd, może więc nie wystarczyć. Konieczne może być prześledzenie wcześniejszych etapów i postanowienie, gdzie informacja została zmieniona, pominięta lub zapisana w sposób niezgodny z oczekiwanym formatem.
Zobacz również: serwis kas fiskalnych łódź.