W trakcie urządzania lokalu związanego z przygotowywaniem lub sprzedażą żywności znaczenie ma nie tylko metraż, ale też sposób użycia każdego fragmentu przestrzeni. W codziennej pracy bardzo szybko wychodzi na jaw, czy poszczególne stanowiska zostały rozmieszczone logicznie. Pracownik nie powinien wykonywać dodatkowych przejść wyłącznie dlatego, że potrzebne naczynia, pojemniki lub podstawowe akcesoria znajdują się po drugiej stronie pomieszczenia.

Z tego powodu meble gastronomiczne dobiera się między innymi pod względem rodzaju wykonywanych czynności. Innego układu wymaga stanowisko przygotowawcze, innego miejsce przeznaczone do wydawania potraw, a jeszcze innego zaplecze służące do przechowywania. Ważne są też wymiary. Zbyt duży szczegół może ograniczyć przestrzeń potrzebną do pracy, natomiast zbyt mały nie zawsze zagwarantuje wystarczającą powierzchnię roboczą. Przy projektowaniu warto więc sprawdzić nie tylko i wyłącznie, czy określony mebel mieści się w pomieszczeniu, ale też czy po jego ustawieniu pozostanie odpowiednio dużo miejsca na swobodne wykonywanie czynności.

W handlu spożywczym problem organizacji przestrzeni wygląda nieco całkiem inaczej. Tutaj należy połączyć miejsce przeznaczone na sprzedaż z zapleczem, na którym przyjmowany i przechowywany jest towar. Wyposażenie sklepów spożywczych powinno być dopasowane do rodzaju asortymentu, ponieważ przeciwnie przechowuje się produkty suche, przeciwnie artykuły wymagające chłodzenia, a jeszcze przeciwnie towary sprzedawane luzem. Przy planowaniu regałów warto uwzględnić ich wysokość, głębokość oraz dostęp do poszczególnych poziomów. Wysoka konstrukcja może zwiększyć powierzchnię przeznaczoną na towar, niemniej jednak jednocześnie może utrudnić dokładanie towarów na górnych półkach. Z kolei zbyt płytkie półki ograniczają możliwość ustawienia większych opakowań. W praktyce znaczenie moraz częstotliwość uzupełniania asortymentu. Towary na prawdę bardzo często pobierane powinny być rozmieszczone w sposób, który nie powoduje ciągłego przekładania innych towarów w trakcie uzupełniania.

Nie mniej istotne są warunki, w jakich wyposażenie będzie użytkowane. W pomieszczeniach związanych z żywnością powierzchnie są regularnie narażone na kontakt z wodą, tłuszczem, pyłem a także resztkami produktów. Materiał i konstrukcja poszczególnych elementów wpływają więc na sposób ich późniejszego czyszczenia. W praktyce kłopotem bywają przede wszystkim trudno dostępne szczeliny, łączenia oraz przestrzenie znajdujące się przy podłodze. Jeżeli w trakcie projektowania nie uwzględni się dostępu do takich miejsc, wykonywanie zwykłych prac porządkowych może być bardziej czasochłonne. Warto także zwrócić uwagę na sposób otwierania szafek i drzwi. Ich skrzydła nie powinny kolidować z przejściami ani blokować dostępu do sąsiednich stanowisk. Przy większej liczbie urządzeń i mebli nawet niewielkie przesunięcie jednego elementu może zmodyfikować sposób korzystania z całego pomieszczenia.

Zmiany w sposobie prowadzenia działalności także mogą wpływać na przydatność istniejącego wyposażenia. Powiększenie liczby pracowników, wprowadzenie nowych produktów, częstsze dostawy albo zmiana sposobu obsługi klientów powodują, że wcześniejszy układ przestrzeni może przestać odpowiadać bieżącym potrzebom. Nie za każdym razem znaczy to konieczność całkowitej przebudowy. W pewnych przypadkach wystarczy zmiana ustawienia wybranych elementów, innym razem potrzebne są dodatkowe powierzchnie robocze albo miejsca do przechowywania. Przed podjęciem takiej decyzji warto obserwować, gdzie powstają zatory, które produkty są najczęściej przenoszone i jakie czynności zajmują najwięcej czasu. Takie informacje pokazują rzeczywisty sposób zastosowania przestrzeni zdecydowanie lepiej niż sam projekt pomieszczenia. Tyczy się to zarówno zaplecza gastronomicznego, jak i sklepu, w którym układ wyposażenia musi odpowiadać zmieniającej się ilości oraz rodzajowi przechowywanego asortymentu.

Zobacz również: wyposażenie dla piekarni.